+7(929)684-56-38
г.Москва

Документооборот и совместная работа на предприятии

Достигается это на разных этапах развития компании по разному. Условно можно назвать это наведением порядка. Ведь именно упорядоченное расположение информацией позволяет быстро с ней работать.

Первым шагом к наведению порядка становится вынос всех документов на сервер. Этот шаг компании проходят достаточно быстро, но всё же грешат прежними проблемами, а именно разрозненным хранением везде и вся, постоянно, если не производить контроль.

Второй проблемой, с которой сталкиваются в данном случае, становиться неупорядоченное наименование папок, файлов и мест их хранения, когда со временем не возможно быстро найти документ. И всё скатывается в предыдущее состояние – каждый начинает снова хранить документы у себя. Версии на сервере не соответствуют на компьютерах пользователей и опять начинается мешанина.

 

Вторым шагом становится наведение порядка в правилах хранения документов, когда документы начинают храниться в строго определённом порядке и именуются тоже определённым образом. Это более сложный шаг и более высокий уровень организации, но и здесь основная проблема – контроль исполнения.

Со временем компании начинают либо не справляться с контролем исполнения, либо растут дальше и просто хранения документов на сервере уже становится мало, тогда наступает следующий шаг – производится выбор системы документооборота, которая позволит и навести порядок, и найти документ, и обработать должным образом. Это третий шаг. Будет это выбор разрекламированного Sharepoint или менее известные аналоги, как Alfresco – второй вопрос. Важно, что с этого момента, порядок держится более чётко, так как в таких системах контроль осуществляется автоматически, в первую очередь компьютером. Это третий шаг.

Самый сложный шаг четвёртый. Когда все бизнес процессы, все имеющиеся системы учёта, как-то 1С, клиент-банки, среды по ведению проектов и систему документооборота пытаются объединить в одно целое. Но всё это в итоге даёт возможность получить полную исчерпывающую информацию и картину о любом процессе или событии в компании в любой момент времени. И это идеал, к которому явно или неявно двигаются все компании, ибо кто не может подсчитать, тот не может и управлять.

Конечно, для совместной работы важно не только хранение документов, важны и различные среды обработки информации, как например 1С, системы обмена сообщений, как почта и многое другое. Для полноценной совместной работы важны многие элементы. Но не всегда все необходимы прямо здесь и сейчас. Избыточность достаточно дорогая штука как финансово, так и в эмоционально-психологическом плане, особенно для рядовых сотрудников компании.

Мы предлагаем Вам решения проблем с коллективной работой основываясь на ваших потребностях. Наши специалисты помогут подобрать наиболее подходящую по вашим потребностям и возможностям схему работы, а так же увяжут розрозненные процессы в единое целое.

Основные продукты с которыми м ы работаем для обеспечения коллективной работы это:

 

  • Microsoft SharePoint Server
  • Microsoft Exchange Server
  • Alfresco
  • VmWare Zimbra
Наш адрес
Свяжитесь с нами
Отправить